ショッピングモールに出店して間もない運営者から「某hoo!さんから、こんなメールが来たのですが、どうすればいいですか？」といった質問を受けたことがあります。
そこで思ったのは「初心者というのはメールの重要度がよくわかっていないのでは？」ということです。来るメール来るメール、全部に目を通そうとするわけです。
もし、そのまま、運営を続けていくと、届くメールはどんどん増えるわけですから、それに比例して読む時間も増えていくことになります。そうなると、本当に大事なことに使える時間も減ってきますので悪循環ですね。
「お店に届くメールをどのように処理していけば良いか？」なんて、教えてくれるところはないですから、自分で考えてやるしかないわけです。が、できていない人も意外に多いのかも知れません。
どいった方法がベストか、というのは人によって違うと思いますが、個人的におすすめのポイントを2つかな、と思います。
1.Gmailを使う
2.重要度別にフィルターを作って振り分け
これだけで、メールに費やす時間は大幅に削減できるのではないでしょうか。
Gmailは高機能なWebメールで、どこからでも送受信ができるので使っている人も多いです。お店のメールとして使っても全く問題ないので、パソコンのメールソフトで受信するパターンはやめて、Gmailに移行することをおすすめします。
お店開店当初は、受信メールも多くないですが、迷惑メールを始め、いろんなメールが入ってくるようになります。お店にとって重要なのは【お客さんからのメール】ですから、それ以外は、ほとんど郵便受けに入るチラシのようなものだと思って良いと思います。
一度入ってきたメールで、読む価値がないと思ったものはフィルターの機能を使って受信トレイをスルーしてゴミ箱に直行するようにします。メルマガなど、たまに読みたいと思っているものは、別にフォルダ（ラベル）などを作って、受信トレイをスルーさせておきます。これだけで、受信トレイに入る重要メールの率は高まると思います。
個人的には、ついつい既読メールもそのまま受信トレイにおいてしまって、何度も目を通すことになるので、無駄だな～と思うんですが、受信トレイは常に空にしておくのが良いですね。
