一市民としては「オリンピックが近づいている感」もなし。 友人はバスケの試合のチケットが当たったとかで喜んでいましたが、気持ちの盛り上がりもなし。ただ、ショップサーブで淡々とネット通販業を営んでおります。
オリンピックだからといって、売上が上る見込みは今のところありません。他のネット通販と同じく、ひたすら、個人客を意識して営業を続けています。
でも、実は、すでに当店では、「オリンピック特需で万が一！？」を想定して対策済みのことがあるので、それをシェアしたいと思います。
法人や官公庁からの注文
おそらく、ほとんどのネット販売店は、一般のお客様を想定して日々の運営を行い、また、ウェブサイトも個人消費者向けのデザインを意識していると思います。
その一方、今回のオリンピックに関わらず、株式会社などの法人や市役所や県庁、あるいは各省庁の担当者が「資材などを入手するためネット検索する。」のは日常的に行われています。
法人だからといって、必要なモノの入手先を１００％確保しているわけではないんです。
「急に必要になったモノ」をどうやって入手するか？
内部で議論がなされたあと「必要なモノ」が既存の取引先に扱いがなければ、担当者がネット検索をします。
そして、比較検討をしながら１社なり２社なりをピックアップしてコンタクトを取ってきます。
法人から３パターンのコンタクト
そんなとき、法人の担当者がたどり着いたあなたのネット販売店。
でも、ここからの行動が３パターンに分かれます。
１つ目は、普通に小売価格で購入する。通常のショッピングユーザーと同じように購入します。申込者名や商品のお届け先でわかりますね。
２つ目は、「卸販売はやっていますか？」との問い合わせです。資金豊富な企業はいちいち値段交渉せずに相手の言い値で購入するこおが多いですが、多くの企業はできるだけコストを抑えようとします。だから、「あわよくば、卸価格で買えないか？」と考えるわけです。
３つ目は、「見積もりをお願いします。」というパターンです。価格交渉などはなく、単に、「商品A1000個の見積もりを発行してくれ。」という依頼です。
法人窓口を作ろう
法人担当者は商品を探し、見つけた商品が他に売っていないモノなら、確実に購入するか問い合わせをしてきます。
でも、他店でも扱っているような商品の場合は、以下の大事な一言がない場合は、さらなる比較検討のため、法人担当者にはスルーされてしまう可能性があります。
それは、「法人・官公庁窓口はこちら。」です。
BtoBをやっていなくても、卸売をやっていなくても、法人担当者の目につく言葉を配置しておくのは、オリンピック特需にあやかるための基本テクニックのひとつと言えます。
オリンピック特需でなくても、「法人・官公庁窓口はこちら」と一言書いておくだけで、新たな顧客開拓のチャンスになるわけですから、ある意味売上アップのテクニックのひとつと言えます。
法人や官公庁との取引方法
法人や官公庁と取引をしたことがない場合は、いったいどうすれば良いかわからないと思います。
でも、実は、ぜんぜん簡単なんですよね。
上記のように「見積もり」を出すのが一般的です。そして、支払い方法が、基本後払いです（末締め末払い等）。
商品の納品と同時に請求書を発行して、後日振り込まれる取引方法が基本です。
従来型の請求書を発行の後払いは、NP（ネット・プロテクションズ）後払いのように保証がないので不安に感じると思います。
もちろん、「官公庁が未払いになる。」ことは１００％ありえません。ただ、まれに「振り込みがないなぁ」と心配になって聞いてみると、「すみません。請求書をなくしたので再発行してください。」みたいな。
組織がアナログなので、 ずさんな事務処理があっても許してあげましょう。
一方、法人に関しては、未払いのリスクは０ではありません。金額によって、自社内である程度のガイドラインを決めておくのもひとつの方法です。
例えば、「（東証一部）上場企業や資本金○○億円以上の企業は後払いOK」、それ以外は、基本前払い。」という感じです。
上場企業は、よほどのことがない限り変なことにはならないです。（破綻間近の企業は除く。）
見積書や請求書、納品書等
法人取引では、見積書、請求書、納品書は３大書類と言えるくらい、おきまりの書類です。
アナログな企業は、これらすべて「印刷して郵送してくれ。」とか「FAXしてくれ。」などを言いますが、普通はPDFをメールに添付すればOKのことが多いです。
ただし、ハンコは必要なので、個人事業主でも専用の印鑑をつかて捺印し、それをスキャナーしたものをPDFに変換して添付すると良いでしょう。
アナログな企業以下に、激しく時代遅れなのが官公庁です。もしかすると、オリンピック特需で官公庁関係の問い合わせもあるかもしれません。
その場合も、見積書、請求書、納品書は必須です。
場合によっては、相手先のフォーマットに合わせなければ行けないこともあるので、そこは依頼をそのまま受ければ良いでしょう。（例）「カーボン紙を使って複写式で請求書を手書きしてくれ。」等
法人向け書類２大原則
見積書、請求書、納品書など、取引の証拠となる書類のことを「証憑書類【しょうひょうしょるい】と言います。
法人との取引においては、この証憑書類をきっちり作らないと行けないケースがほとんどです。
ただ、官公庁のように、未だに「紙」が基本の場合もあれば、進んでいる企業なら請求書や納品書のPDFのメール添付は当然のこと、契約書も電子で済ませる場合もあります。
ですから、販売側は原始的な組織から先進的な組織まで想定して、紙も電子も対応できるよう備えておくのが良いです。
さて、法人取引の証憑書類を作る上で抑えるべきポイントは２つです。
１つ目は、税別。
それぞれの商品は税別で計算します。最後にまとめて消費税を別で記入して書類を作ります。
２つ目は、ハンコ。
「いつまでハンコするの？」って思いますが、証憑書類にハンコはつきものです。個人事業の場合は個人印でも構いませんが、できれば、屋号で作って置きたいところです。
