発送連絡メールテンプレート

発送連絡メール、あるいは発送完了メールは、商品を出荷したときにお客さん宛に送るメールです。

手動で送ることはまれで、通常は、通販システムから自動で送信されます。

例えば、base(ベイス)の場合、管理画面で「発送済み」ステータスに変更した時点で自動でメールテンプレートが送信されます。

メールテンプレートはあらかじめ内容を設定しておきます。

発送連絡メールの必須項目

発送連絡メールに「どんな内容を入れないといけないか。」という法律もルールもありません。

「商品を発送した。」だけでも構いませんし、その他の内容を入れても構いません。

ここでは当店が発送連絡メールに盛り込んでいる内容を例に解説していきます。

いつ届くか？

最近のお客さんは発送連絡メールすら見ない人も増えてきましたが、見る人は見ますからしっかり作り込んでおきたいところ。

お客さんが気になるは、「いつ届くのか？」

日時指定をしている場合は、それを明記します。

ただし、日時指定については、運送会社も確約しているわけではないので、その注意書きもあると良いでしょう。

返品や交換

商品が届いたけど「思ったのと違った。」とか「別のものに変更したい。」そんなお客さんも少なからずいます。

そういったお客さん向けに、返品したい場合はどうすればよいか。」「交換の場合の手続き方法は」などを記載しておきます。

破損していた

当店の場合、破損しやす商品も扱っているため届いた商品が破損していることもあります。

「破損していた→お店に電話」は手続き上誤りで、「受け取ったお客さん→運送会社」という正しい方法で手続きしてもらえるよう一文を入れておきます。

代引きの受取拒否

最近はめっきり減りましたが、「所品を受け取らないことでキャンセルできるもの」と勘違いしているお客さんもたくさんいました。

それをされると、店側は配送運賃の損が出てしまします。

なので、「受取拒否をすると運賃の支払いが発生します。」といった注意書きを載せておきます。

ショップ連絡先（署名）

お客さんも１店舗だけで買い物をしているわけではないので「どこのお店からのメール」かわからないと困るので署名は必ず入れておきます。

（例）
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ベーススショップ
https://beesusushop.com/
メール：info@beesusushop.com
————————————-
↑実際はもっとちゃんと情報を盛り込むこと

発送連絡テンプレートメールの作り方

楽◯のショップに多いのですが、発送連絡メールにしろ受注メールにしろ文字だらけ。

どこが重要で、どこが重要でないかわからないメール。

こういうのは避けたいですね。

受け取ったお客さんが、サクッと内容を把握できるよう文字数やレイアウト、デザインを考えたいところです。

そうしないと、書いてあることでも問い合わせ来るお客さんが出て業務に無駄が出ます。

ここでは、base(ベイス)を例にテンプレートを作って行きましょう。

適当な注文を選ぶ

base(ベイス)では、「メールテンプレートを編集する」という項目がありません。

実際の注文からテンプレートを作っていくという、ちょっと変則パターンです。なので、注文が０件のときはメールテンプレートは編集できないと思うので、テスト注文などか進めると良いですね。

テンプレートを編集する

次に「テンプレートを編集する」をクリック。

baseでは、登録できるテンプレートは５種類のみなので、送信頻度の高いものから順に作って行くと良いでしょう。

ちなみに、当店の場合は頻度順に（１）発送連絡（２）入金確認（３）キャンセル（４）注文内容変更（５）フォローメール

文面を入力

baseではメールテンプレートに変数を入れることができます。

変数とはお客さんごと、注文ごとにないようの変わる暗号のようなものです。

「{name}様」とテンプレートに入れておけば、注文者が山田さんのときは「山田様」となるし、高橋さんのときは「高橋様」と自動で置き換わります。

ちなみに、baseの変数は少なく、以下の５つしか入れることができません。まあ～無料のサービスですから仕方ないですね！というか、「これだけあれば十分！」とも考えられますけどね。

変数を使いながら文面を入力して「保存」を押せば完了です。

テンプレート文面（例）

最後に参考資料として、汎用的な発送連絡メールテンプレートの文章と当店はこんな感じという事例をしょうかいしておきます。

汎用的テンプレート文章(base用)

テンプレート文章（当店事例）

テンプレート作成のコツは「先回り」

いろいろな商品、いろいろなお店、いろいろなお客さんがいるので、「メールテンプレートは一律同じ」にはなりません。

Tシャツ販売なら「割れる」ことはありませんが食器類は「割れる」というトラブルが発生します。

そこは、ショップ運営をしながら「お客さんから問い合わせがくるであろうこと」について「先回りして」メールテンプレートに書いておくことがコツとなります。

当店の署名

高齢者も多い当店では、アマゾンなどのやり方とは真逆で「どんどん電話してください。」です。

そのため、署名には電話番号はもちろんFAX番号も載せてあります。

もちろん、営業時間を書いておかない24時間365日電話がなってしまうので営業時間も明記したり、営業カレンダーへのリンクをつけたりしています。

署名はお店の事情によってカスタマイズしてください。