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注文確認の自動返信メール

自動返信メールテンプレート

自動返信メールは、注文直後にお客様に自動送信されるメール。ということは説明するまでもないでしょう。でも、このメールが、一番重要であることに、あまり気づいてない人もいるようです。

というのも、「注文直後のメールが一番読まれやすい。」という事実があるからです。

スマホの普及で、いつでもどこでも気軽にネット注文ができるようになりました。昔は「注文した商品が届かないのではないか?詐欺ではないか?」ネット通販に対して、そんな印象を持っていた人もいました。

でも、注文した商品は確実に届く昨今ですから「注文したら後は受け取るだけ」のユーザーも増えてきました。つまり、自動返信メールさえ読まないユーザーが増えて来ているのです。

そんな中でも、やはり、注文ができているか確認するために一応メールをチェックするユーザーが確実にいることを考えれば、自動返信メールは、お店として伝えたいことをしっかり作り込んでおく必要があると言えます。

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自動返信メール 文面の構成

自動返信メールは下記のようなパーツで構成されています。(ショップサーブ

1.件名
2.挨拶文
3.ご注文内容 ※表示推奨
4.ご注文者(省略可)
5.注文補足
5.お届け先 ※表示推奨
6.配送日時等 ※表示推奨
7.お支払い方法(省略可)
8.支払い方法の案内(省略可)
9.連絡先(省略可)
10.注文内容や配送条件 ※表示推奨
11.連絡先

デフォルトの状態(サーバー申し込み時)のままだと、文字通り「注文の確認」しかできません。

実際は、ご注文後のお客様の行動はいろいろで、注文品の追加、削除、訂正、また、キャンセルなどがあります。

よって、それらを想定した文面を作成しておくことで、お客様はストレスなくショッピングを楽しめるし、お店はスムーズ運営が可能になります。

自動返信メールで抑えるべきポイント

実店舗で言えば、初めてお客様と会話をするタイミングに相当するのが自動返信メールです。お客様にとっては、お店から直接メッセージが届くので、初めてのコミュニケーションになります。

そこで重要なので、まずはなんと言っても「件名」です。

ただでさえ、ユーザーのメール受信数は日に日に増えているわけですから、その中から、「自分に直接関係のあるもの」「重要である」と気づいてもらう必要があります。

ですから、必ず件名にはお客様名を入れます。 これができない開業システムはポンコツです。ショップ運営者の事情をわかってないし、わかろうともしていない怠慢企業です。

もし、これができない場合の代替案は「店長の山田です!」と、逆に店長の名前を入れてしまうことです。開封率は高く効果的です。ただ、それに返信された場合、誰からのメールなのかがわかりにくいデメリットがあります。

そして、次に重要なので、注文後のお客様の疑問を先回りして答えを載せておく。すでに触れましたが、注文品の追加、削除、訂正、また、キャンセルの場合、どうすればよいかを書いて置きます。そうでないと、いちいち問い合わせのメールが来たり電話がかかってきたりします。

自動返信メール文例

【件名】 <ORD NAM>様 ご注文確認メール【<ORD NUM>】

【挨拶文】
<ORD NAM>様 (必ずお客様名で始める)

この度はご注文頂き誠にありがとうございます。
「あなたのショップ2020」の店長の根戸タローです。

ご注文内容をご確認のうえ、ご訂正やご変更がございましたら、
返信にて店長の根戸までお気軽にご連絡ください。

メール:shopmaster@your-netshop2015.com
お電話:03-1234-5678(9~18時/土日祝除く)

【連絡先】

~ご注文後の手引を挿入~
(※訂正や変更、キャンセル時にどのようにすればよいのか。)

■連絡先 ---------------------------------------------------------■
[販売業者] ユア・ネットショップ2015
[販売責任者] 根戸 喜行
[所在地] 東京都新宿区四条烏丸 3-3-7 拍子マンション 575号
[電話番号] 03-1234-5678
[URL] https://your-netshop2015.com
[E-Mail] info@your-netshop2015.com
■--------------------------------------------------------- 連絡先■

お客様の疑問先回り法

注文品の追加、削除、訂正やキャンセル、または支払い方法の変更など。これらは、一定数必ず発生することとして想定しておきます。

テンプレートの中に、「追加注文の場合は~~~」「商品内容の変更は~~~」「住所の変更等は~~~」、「キャンセルの場合は~~~」など。

それぞれのお店の運営方法に照らし合わせて書くと良いでしょう。ただし、各項目は2行くらいでシンプルに伝わりやすくする工夫をしなければ、文面がごちゃごちゃして、かえって読んでくれなくなります。

情報量が多い場合は、ページを作っておいてURLを貼るという方法もあります。スマホ時代なので、こちらのほうが良いかもしれません(1タップで電話やメールなどHTMLでいろいろできるので。)

キャンセルさせない工夫

いろいろなお店がありますが、当店の場合、注文後のキャンセルや商品の交換をいかに減らすか、ということを日々考えてきました(以外に多かったのです・・)

そこで、いろいろなパターンを試して「注文後のキャンセルはお受けできません。」という、角の立つような表現ではなく、「ご注文後のキャンセルは往復送料実費分のご請求が発生します。」という表現に変えました。

これでキャンセルが激減した。」と言えると良いのですが、対策の前後で数値を測定していないので不明です。でも、以前よりは、キャンセルは少なくなっているので、多少は効果があったのではないか?と思います。

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