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メールテンプレート集(12例)

メールテンプレート集

ネットショップ運営にメールテンプレートや定型文は欠かせません。顧客数が少ないうちは、お問い合せなどに、ひとつひとつに丁寧にお返事するのも苦労はないですが、訪問者数や顧客が増えてくると、一件一件手動で対応するのは骨が折れます。

サイト上によくある質問と回答、Q&Aコーナーを作るのと同じように、よくある問い合わせやご意見、苦情などへの定型文例やテンプレートを用意しておくと、スムーズなショップ運営が可能になります。

ここでは、基本的なメールテンプレートの例文作りのポイントなどを公開しています。それぞれのお店のコンセプトなどに合わせてカスタマイズして頂いて結構です。

※テンプレートは無料素材ですが、各ひな形や文例を利用することで発生する不利益等について、当サイトは一切の責任を負いません。ご利用は自己責任でお願い致します。(当サイトの情報全部について同様)


  • 自動返信メール
  • 注文承諾メール
  • 入金確認メール
  • 発送連絡メール
  • フォローメール
  • ご注文キャンセルメール
  • 返品商品受取りメール
  • 返金メール
  • 発送完了メール
  • 未入金注文取消しメール
  • 未入金催促メール
  • コンビニ決済未入金催促メール

その1 運送会社のと契約

これから個人でネット通販をはじめようとしている人、あるいは、すでに開業している人もいると思いますので、耳の穴をかっぽじって、よーく聞いてください。

個人でも運送会社と契約ができます

個人名で普通に。開業届けを出してなくても大丈夫です。そんなことは聞かれもしませでした。屋号があったほうが事業やってるぽいので適当に決めておきましょう→屋号の決め方

管理人は、そのことを知らず、何年もゆうパックの正規料金で荷物を出していたのです。しかも、商品をわざわざ郵便局まで持ち込みしていたんです。ほんとおバカです。「豆腐の角に頭をぶつけてタヒネ!」ですよ。思い込みというのは恐ろしいものです。契約できるし、無料で集荷にも来てくれるんです。

何かのきっかけで個人でも契約ができると知って、慌てて運送会社に電話をしました。話は、気持ち良いくらいスムーズに進んで、「じゃ、明日の午後伺いますね。」と運送会社の営業マン。当時、自宅開業していたので狭い自宅にやってきました。

1日目は「どんな商品を月間どれくらい出荷するのか?」といったことを聞かれ、2日目は見積もりを持ってきてくれました。通常は、何社かに見積もりを出してもらって、1社を選ぶわけですが、契約未経験の管理人にしてみれば運送会社と契約できることだけで満足。即契約。

というわけで、実績の有無に関係なく、個人でも運送会社と契約したなら、正規運賃よりも安く荷物をだすことができるのです。開業のコーナーに「運送会社との契約」というページもあるので参考にしてください。 

その2 王道は実績を積むこと

運賃を安くする王道は、やはり実績です。数を出せば交渉も通りやすくなります。実績も無いうちから、運送会社と交渉しても基本的には難しいです。そのためには、一社と契約して、こつこつ出荷して、数年は実績を積みたいところです。

タイミングを見計らって、例えば、他の運送会社数社に見積もりを出してもらいます。それが、今契約している運送会社より安いなら、それを見せながら、「他社から見積もりを出されたんだけど、他社見積もりレベルまで下がらないかな?」なんて、駆け引きをします。

他社見積もりが、有り得えない送料体系でもない限りOKがもらえるはずです。繰り返しますが、なんといっても付き合い、実績、出荷数がモノを言います。ただ、Y運輸の場合は、その辺がちょっと固い固い感じはします。

その3 便乗テクニック

これは、ショップサーブ配布のパンフレットに載っていて、「あ!そういえばそういうやり方もあったな。」と思い出したテクニックです。実際、現場でもよく耳にするやり方です。新規で運送会社を探すときに良いと思います。

仕入れ先や取引先、知り合いの企業などが契約している運送会社があれば、相乗りさせてもらうという方法です。。「私も同じ料金で持って行って欲しい。」と知り合いの企業の担当者を通じて話してもらいます。それで話が通ることは多いと思います。すでに契約している企業の実績にや信頼度によっては、新規の取引にもかかわらず、ぐんと安くしてくれる場合があります。

その4 複数会社の使い分け

お客様には、全国一律の送料を提示しておいて、お店側では、注文毎に最安値の送料を選択します。今のご時世、それくらいやらないと、コストは押さえられませんね。

例えば、佐川急便と契約していても、名古屋に送る場合はエコ配。沖縄に送る場合ははこブン。ヤマト運輸が安い場合はヤマトを利用。荷物が薄い軽くれ安いものなら、定形外郵便やメール便、EXPACK500(全国一律500円/追跡可)、レターパック500(対面渡し受領印)などを使い分けます。

わりと地味にやってますよ。

その5 梱包サイズを見直す

2014年ヤマト運輸のクール便のずさんな取扱に関するニュースは記憶に新しいですが、その影響なのか、2014年には大幅な運賃値上げが実施されました。そして、ヤマト運輸だけでなく、佐川急便や西濃運輸なども相次いで値上げに踏み切りました。

かつては、100サイズ(3辺の長さが100cmまで)の荷物も、ドライバーのはからいで80サイズの安い方の料金で持って行ってくれるなど、集荷ドライバーの裁量に任せたやり方も多く見られましたが、今や、サイズぎりぎりの荷物はその都度メジャーで測る徹底ぶりです。

破損する恐れのない荷物は、より簡易な梱包にしたり、袋を利用する場合は、無駄な空間を作らないようぴっちり梱包したり。小さくコンパクトに荷物を作ることで運賃コスト削減につながります。amazonのように空気を送るようなやり方は、小さいお店には真似できませんからね。

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