受発注業務とは、注文を受けて商品を納品し、場合によっては請求書を発行して一連の取引を終えるまでのことを言います。
今回、ネット通販の業務のひとつである受注フローを見ながら、受注の流れや、受発注業務の効率化などについて考えていきます。
ネット通販の受注フロー
ネット通販はBtoCが基本なので、注文を受けたなら商品を送るだけで済みます。
ただ、未だに「銀行振込」という支払い方法が残っているので、請求メール」というのを出さないといけない場合もあります。
でも、基本的に受注フローはシンプルです。
１．受注
２．内容確認
３．決済
４．商品梱包
５．発送
６．発送メール
２の内容確認については、当店の場合は、一件一件内容を確認することはなく、発送時に確認というか見る程度です。
まれに「この注文数、間違ってるのでは？」という注文については、発送前にお客さんに確認したりします。
例えば、住所からマンション住まいというのがわかるのですが、「冷蔵庫１０台を注文している。」といった場合です。
この注文数、ふつうに考えて、「お客さんのミスじゃね？」といったものを見つけたら事前に確認します。
でないと、送った後に「１０台も注文していません。間違いました。」とか、そのへんの処理が面倒になるからです。
納品書は廃止
納品書とは、お届けした商品に同梱する「今回のお客様のご注文は以下の通りです。お間違えないかご確認ください。」といった意味合いを持つ書類です。
通販とは違う事業で、業者から納品があるのですが、１回に２０種類以上のアイテムの納品あります。
例えば、A５点、B３点、C２点、D６点・・・と言った感じです。
毎週のように納品があるのですが、月に１回くらいの割合で業者が点数をミスったり、納品されていなかったりということがあります。
このような場合は、納品書があるほうがミスも少なくなります。
でも、通販事業に関しては、わざわざ納品書を入れなくても、そんな点数買われることもまれだし、自動返信メールを見れば買ったものがわかるので納品書は廃止しています。
どうしても納品書が欲しい方は、「こちらからダウンロードで。」というスタイルです。
納品書を廃止することで、プリンターもコピー用紙もいらなくなりますし、印刷するムダな時間も省けます。
効率化の決め手は自動化
昭和時代を生きた人にとって、魚売り（行商）のおばさんとか、洗濯板とか、「あ～そういうのあったなぁ～」という過去のシロモノだと思います。
ところが、コロナ騒ぎのこの令和時代に、手書きの納品書とか手書きの請求書なんてのをやっているお店や企業が、いまだにあります。
そのうち無くなる慣習だとは思いますが、受発注業務を効率化を進めたいなら手書きや紙は全廃するのが鉄則です。
また、電話注文やFAX注文も、IT系企業においては、すでに行商のおばさんと同様過去の産物になっています。
「え？まだFAXなんて使ってるの？」って話です。
受注はネット。
その後の処理もすべてネット。
それが基本ですね。
BtoBの掛売り受注フローは複雑
BtoCのネット通販とは異なり、企業間取引、つまりBtoBは掛売りが基本です。
１ヶ月10回とか20回納品したものを後で請求する形です。
８月０３日 商品A１０点：30,000円
８月０５日 商品B２０点：60,000円
８月２０日 商品C５０点：50,000円
８月２２日 商品D１０点：70,000円
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合計：210,000円
これらを翌月末に振り込んでもらうために請求書を発行する、という感じです。
ただ、面倒なのはB２０点納品したけど、そのうち「１５点返品。」とかいうこともあるわけです。
そうなると、いわゆる「赤伝（マイナス１５点）」という伝票を発行して、８月５日の実際の納品は５点（15,000円）ということにして帳尻を合わせます。
取引先にも、いまだにありますが、手書きで赤電を作っているような企業は超絶遅れていますね。
受注から出荷のフロー図
昔作った昔ながらの受注フローです。
コンビニの前払いを利用していた頃なので、右端はそのフローが書いています。
（コンビニ前払いは不人気過ぎて廃止）
銀行振込の入金確認の効率化
最近はすっかり減ってしまった銀行振込の前払い。
最大の効率化は自動返信メールに請求内容を入れておくこと。
もちろん、在庫確認しないといけない場合は、請求メールを別送することになります。
そして、自社で出荷時間に合わせて入金確認の時間を決めておく。
例えば、「出荷時間が午後の１５時なら１３時を締め切りとする。」など。
また、入金があったかどうかはメールで届くので、届いたときのみ確認する。
涙ぐましい!?梱包の効率化
当店でも梱包の効率化は永遠にやってますね。
というのも、いろいろな商品があって、それぞれにフィットするダンボールを用意しているわけではないから。
単品AだけだとダンボールSで済む。
しかし、A２点とB１点となるとダンボールSでは小さすぎて、かと言ってダンボールMでも入らない。
ダンボールはロットで買うので、たまにしか出ない商品の組み合わせのためのダンボールを新規で作るのはムダ。
よって、アマゾンやモノタロウ、あるいは仕入れ時のダンボールを程よく置いておいて、その中からフィットしそうなダンボールを使う、、という、なかなか涙ぐましい効率化の努力をしています。
